Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), yayımladığı "İlgili Kişilerin Başvurularına Verilecek Cevabın Bildirim Usulüne İlişkin Kamuoyu Duyurusu" ile veri sorumlularının yasal yükümlülüklerini hatırlattı. Kurul; telefon, yüz yüze görüşme veya benzeri sözlü iletişim kanallarıyla yapılan bilgilendirmelerin 6698 sayılı Kanun kapsamında resmi bir yanıt niteliği taşımadığını duyurdu.
En geç 30 gün içinde sonuçlandırılması zorunlu
Duyuruda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca vatandaşların kişisel verilerine ilişkin her türlü talebi veri sorumlusuna iletme hakkı bulunduğu belirtildi. Veri sorumlusunun ise bu başvuruları en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırmakla yükümlü olduğu ifade edildi.
Kurum tarafından yürütülen incelemelerde, bazı veri sorumlularının başvuruları yalnızca telefonla arayarak ya da yüz yüze sözlü açıklamalar yaparak geçiştirdiğinin tespit edildiği kaydedildi.
Sözlü iletişim kurulabilir ancak kanuni yanıt sayılmaz
Başvuru dosyasının incelenmesi aşamasında ek bilgi temin etmek, konuyu netleştirmek veya sürece dair ara bilgilendirme yapmak amacıyla ilgililerle telefon ya da yüz yüze iletişim kurulabileceği belirtilen duyuruda, şu kritik ayrıma dikkat çekildi:
"Başvuru kapsamında ek bilgi alınması veya süreç hakkında bilgi verilmesi amacıyla sözlü iletişim kurulabilir; ancak bu görüşmeler Kanun kapsamında verilmesi gereken resmi cevabın yerine geçmez."
"Cevaplar mutlaka yazılı veya elektronik ortamda verilmeli"
KVKK, başvuruların sonuçlandırılmasında resmi belgelendirmenin hukuki bir zorunluluk olduğunu vurguladı. Yazılı veya elektronik ortamda bildirim yapılmasının gerekçeleri ilgili kişilerin haklarını etkin şekilde kullanabilmesi, olası şikâyet, itiraz ve Kurul inceleme süreçlerinin sağlıklı yürütülebilmesi, olası yargı süreçlerinde başvuru ve yanıt sürecinin resmi olarak tevsik edilebilmesi olarak sıralandı.
Reddedilen talepler için gerekçe şartı
Duyuruda veri sorumlularına yönelik usul kuralları da netleştirildi. İlgili kişiye iletilecek yazılı veya elektronik yanıtta; taleplerin hangi kapsamda karşılandığının açıkça belirtilmesi, karşılanmayan veya reddedilen talepler yönünden ise açık ve hukuki gerekçelere mutlaka yer verilmesi gerektiği hatırlatıldı.
