Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde çalışan personelin pasaport talep ve onay işlemlerini elektronik ortama taşıdı. Üniversitelere gönderilen 13 Kasım 2026 tarihli yazıyla duyurulan uygulama, Personel Bilgi Sistemi (PBS) bünyesindeki “Pasaport İşlemleri” modülü üzerinden yürütülecek. Düzenleme, üniversitelerin pasaport başvurularına ilişkin belge hazırlama ve kurumlar arası iletim sürecini kapsıyor.
YEŞİL VE GRİ PASAPORT BAŞVURULARINDA NE DEĞİŞTİ?
Yeni sistemle hususi damgalı yeşil pasaport ve hizmet damgalı gri pasaport talepleri üniversitelerin personel birimlerince dijital ortamda değerlendirilecek. Uygun bulunan başvurular elektronik imzayla onaylanacak ve doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) aktarılacak.
Elektronik olarak tamamlanan bu işlemler için NVİ’ye ayrıca ıslak imzalı veya elektronik imzalı belge gönderilmeyecek. Böylece aynı başvuruya ilişkin ek belge hazırlama ve gönderme aşaması kaldırılacak.
PASAPORT BAŞVURUSU PBS ÜZERİNDEN NASIL YAPILACAK?
Üniversite çalışanları, PBS’ye giriş yaptıktan sonra “Bireysel İşlemler” menüsündeki “Pasaport Başvurusu” bölümünden taleplerini oluşturabilecek. Başvuru daha sonra ilgili üniversitenin personel biriminin incelemesine sunulacak.
Kontroller sırasında personel bilgilerinde eksiklik veya hata belirlenirse düzeltmeleri üniversitenin Personel Daire Başkanlığı yapacak. Başvurunun NVİ’ye gönderilmesi, inceleme ve elektronik imza aşamalarının tamamlanmasının ardından gerçekleşecek.
EMEKLİ ÜNİVERSİTE PERSONELİNİN İŞLEMLERİ NASIL YÜRÜTÜLECEK?
Pasaport İşlemleri modülü, görevdeki çalışanların yanı sıra emekli üniversite personelinin talep belgelerinin hazırlanmasında da kullanılabilecek. Emeklilik veya istifa nedeniyle kurumdan ayrılan personel adına sistem üzerinden başvuru oluşturulabilecek.
Bu kişilere ilişkin işlemleri, üniversitelerin Personel Daire Başkanlıklarının yetkilendirdiği görevliler yürütecek. Böylece görevden ayrılan personelin belge hazırlama süreci de dijital sistem üzerinden takip edilebilecek.
YEŞİL VE GRİ PASAPORT İŞLEMLERİNDE ONAYI KİM VERECEK?
Üniversiteler, sistemin işleyişi için “Pasaport Onay Yetkilisi” ve “Pasaport İmza Yetkilisi” belirleyecek. Onay yetkilisi talepleri inceleyecek, uygun başvuruları onaylayacak ve düzeltme gerekenleri iade edebilecek.
İmza yetkilisi ise incelemeden geçen başvuruları elektronik imzayla imzalayacak. YÖK, üniversitelerden bu görevleri yürütecek personelin PBS üzerindeki yetkilendirmelerini tamamlamalarını istedi.
